Организация финансовой отчетности и контроля в ИТ-компании
Разработал систему отчетности и автоматизировал сбор данных при помощи сервиса Финансист.

Примененные компетенции:
  • управление финансами
  • автоматизация процессов
Основная проблема: автоматизировать сбор и обработку данных без программирования
Мне как руководителю аутсорсинговой компании со штатом более 100 человек требовалось организовать процесс формирования финансовой отчетности и финансового контроля соблюдения бюджетов отделов и по отдельным крупным проектам. При этом нанимать отдельного сотрудника под эту задачу или делегировать кому-то решение было нецелесообразно.
Проблематика
  • Организовать сбор и структурирование данных для отчета. Часть данных находится в 1С, часть необходимо вводить вручную.
  • Делегировать сбор и ввод данных на подчиненных, сохраняя конфиденциальность чувствительной финансовой информации.
  • Автоматизировать процессы сбора и обработки данных для отчета, не обладая навыками программирования.
  • Привлекать подрядчиков для разработки автоматизации — дорого. Не будет возможности оперативно вносить небольшие правки.
Задача
  • Формировать отчеты по PnL, CashFlow и контроль бюджетов отдельных проектов в реальном времени или с регулярными обновлениями.
  • Тратить минимум усилий на поддержание работоспособности системы, не привлекать для этого дополнительных специалистов или подрядчиков.
Решения и действия
  • Сформированы требования к отчетам, намечены источники сбора данных.
  • Проведен поиск и сравнения нескольких готовых решений для формирования финансовой отчетности. В том числе, Power BI и MS Excel.
  • Выбран инструмент, позволяющий импортировать данные из 1С, гибко настраивать формат отчетов и выполнять простые вычисления с данными, без навыков программирования.
  • Проведена серия консультаций с командой вендора по работе инструмента, изучена продуктовая документация.
  • Разработаны форматы отчетов: статьи доходов и расходов, основные показатели бизнеса.
  • Налажен импорт данных из базы 1С, настроен и протестирован процесс формирования отчетов.
  • Подготовлена инструкция для сотрудников о порядке отправки запросов на оплату: все расходы по проекту фиксировались в задаче; туда же прикреплялись счета.
  • Подготовлена инструкция для бухгалтерии по разметке проводок тегами и номерами задач по которым ПО автоматически распределяло каждую транзакцию в отчете.
Результат
  • Отчеты PnL и CashFlow формируются автоматически, данные обновляются каждый день.
  • Сотрудники размечают данные в привычных им системах — через трекер задач, поле назначения платежа и комментарии к проводкам в 1С.
  • После первоначальной настройки поддержка работы инструмента практически не требует усилий с моей стороны.